提出申请：由行政单位负责人提出申请，填写《行政文号申请表》，并附上相关材料。

审核材料：相关部门对申请材料进行审核，确保申请符合相关规定。

报批：将审核后的申请材料报上级机关审批。

批准：上级机关对申请进行审批，批准后下发《行政文号批准通知书》。

启用：行政单位凭《行政文号批准通知书》到相关部门办理启用手续，并开始使用新的行政文号。