如果您在外地换取了证件，但没有备案记录，可能是由于以下原因导致的：

1. 信息未及时上传：有时候，换取证件的信息在外地没有及时上传到中央数据库或相关部门的系统中，导致没有备案记录。

解决方法：您可以联系当地颁发证件的机构，询问他们是否已经将您的信息上传到相关部门的系统中。如果没有上传，您可以咨询他们应该如何处理以确保您的换证记录被正确备案。

2. 信息录入错误：可能是在录入您的换证信息时出现了错误，导致您的换证记录没有正确地与您的个人信息匹配。

解决方法：您可以联系当地颁发证件的机构，向他们提供您的相关证明文件和换证凭证，帮助他们核对并修正相应的信息录入错误。

3. 数据传输或存储问题：在信息传输或存储过程中可能发生了错误，导致您的换证记录丢失或无法访问。

解决方法：您可以联系相关部门或机构的客服或技术支持，向他们报告您的情况，并提供相关的证明文件和换证凭证，以帮助他们恢复或重新备案您的换证记录。

无论是哪种情况，建议您尽快主动联系相关机构或部门，提供您的证明文件和换证凭证，并咨询他们的具体办理流程和解决方案。