要遵循以下原则：

1. 明确会议时间、地点、参会单位和人员，并通知到位；

2. 详细说明会议召开的背景，会议上要讨论的具体内容；

3. 安排好会议过程的发言顺序，进行会议记录；

4. 编写会议纪要，记录最后形成的结果，参会人员签名；

5. 按照企业会议纪要发布流程，把纪要发布到各参会人员。