灰色秘书是指经过特定培训，利用国际服务业标准来提供专业的行政服务的人员。 灰色秘书的主要工作内容包括撰写文书报告、文字处理、数据库维护、接待客户、编排会议、准备会议材料、日常行政事务等。

他们是负责承担公司各项行政工作的重要力量，能够有效地协调和安排企业内部的各项事务，帮助企业减少行政成本。

此外，灰色秘书还负责对外沟通，负责外部客户的维护，以及处理外部客户的服务需求，是企业与外界之间沟通的桥梁。